Uprawniony, a także inne podmioty mające w tym interes prawny (np. licencjobiorca, syndyk masy upadłości) mogą składać wnioski o dokonanie wpisu w rejestrze. Przeniesienie prawa staje się skuteczne wobec osób trzecich z chwilą dokonania wpisu tego przeniesienia we właściwym rejestrze.
W celu uzyskania zmiany wpisu w rejestrze, należy złożyć wniosek, który powinien zawierać w szczególności:
- oznaczenie wnioskodawcy i jego adres (jeżeli wniosek składa pełnomocnik, powinien on określić, w czyim imieniu działa oraz dodatkowo wskazać swój adres do korespondencji),
- numer prawa wyłącznego (np. Pat-111111 dla patentów; Ru-11111 dla wzorów użytkowych),
- wyraźnie określone żądanie (należy dokładnie określić, jakiego wpisu żąda wnioskodawca, np. wnoszę o wykreślenie wpisu: XXX oraz o wpisanie: YYY),
- datę wniosku,
- podpis wnioskodawcy albo jego przedstawiciela ustawowego lub pełnomocnika,
- wykaz załączników.
Do wniosku należy dołączyć:
- pełnomocnictwo, jeżeli wnioskodawca ustanowił pełnomocnika,
- oryginał dokumentu pełnomocnictwa lub uwierzytelniona przez pełnomocnika kopia powinna być złożona oddzielnie do akt każdej sprawy,
- w przypadku działania w imieniu podmiotu będącego jednostką organizacyjną (np. spółki osobowej lub kapitałowej), należy dołączyć stosowny dokument, z którego będzie wynikać uprawnienie do reprezentacji podmiotu przez osoby podpisane pod pełnomocnictwem;
- należy dołączyć również dowód uiszczenia opłaty skarbowej od pełnomocnictwa – oddzielnie do każdej sprawy,
- dowód uiszczenia należnej opłaty od wniosku (opłata od dokonania jednej zmiany wynosi 70,00 zł);
- dokumenty (oryginał lub w formie kserokopii potwierdzonych każdostronnie za zgodność z oryginałem) uzasadniające wydanie decyzji o dokonaniu wpisu w rejestrze (z przedłożonych dokumentów powinna wynikać wnioskowana zmiana wpisu w rejestrze).
Przykładowe dokumenty uzasadniające wpis zmiany w rejestrze to w przypadku:
- zmiany nazwy lub siedziby uprawnionego – postanowienie sądu rejestrowego o zmianie wpisu w KRS, wyciąg pełny z KRS; zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej;
- zmiany uprawnionego – umowa sprzedaży, darowizna; dokumenty, z których wynika wniesienie aportu do spółki; postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku lub notarialne poświadczenie dziedziczenia;
- zastawu – umowa o ustanowieniu zastawu.