• podanie (pobierz Formularz podania);
• 1 egzemplarz fotografii lub odbitki znaku towarowego w przypadku znaku towarowego przedstawionego lub wyrażonego choćby w części w postaci rysunku lub rysunków albo kompozycji;
• 2 egzemplarze informatycznych nośników danych zawierających nagranie dźwięku w przypadku znaku towarowego dźwiękowego lub multimedialnego (lub innych znaków które można przedstawić na nośniku);
• dowód uiszczenia opłaty od zgłoszenia (zob. tabela opłat);
• dowód pierwszeństwa lub oświadczenie zgłaszającego o podstawie do korzystania z uprzedniego pierwszeństwa (dowód pierwszeństwa nie jest wystawiony na zgłaszającego), jeżeli zgłaszający ubiega się o przyznanie mu uprzedniego pierwszeństwa;
• dokument stwierdzający uprawnienie do używania niektórych oznaczeń w znaku towarowym, w przypadkach określonych w art. 129¹ ust. 1 pkt 9-11 ustawy pwp

Przykładowe oznaczenia:

- symbole Rzeczypospolitej Polskiej (godło, barwy lub hymn),

- znaki sił zbrojnych,

- skróty nazw bądź symbole (herby, flagi, godła) obcych państw, organizacji międzynarodowych;

• regulamin znaku, jeżeli zgłaszający ubiega się o udzielenie prawa ochronnego na wspólny znak towarowy, wspólny znak towarowy gwarancyjny albo o udzielenie wspólnego prawa ochronnego;

• pełnomocnictwo, jeżeli zgłaszający działa za pośrednictwem pełnomocnika, wraz z dowodem uiszczenia opłaty skarbowej od pełnomocnictwa.
   

Do zgłoszenia, dokonanego w celu uzyskania prawa ochronnego na znak towarowy, zgłaszający powinien dołączyć również inne niż powyżej wymienione dokumenty i oświadczenia, jeżeli jest to niezbędne do uzasadnienia twierdzeń i żądań zawartych w zgłoszeniu.

W podaniu należy zaznaczyć, jakie dokumenty są do niego załączone, bądź dołączyć do niego ich spis.

Zgłoszenie znaku towarowego i dalsza korespondencja wymagają zachowania formy pisemnej. Podanie wraz z załącznikami można złożyć osobiście w Kancelarii Ogólnej Urzędu Patentowego RP, za pośrednictwem poczty, bądź za pomocą telefaksu albo elektronicznie, przy pomocy platformy epuap.

W przypadku przesłania zgłoszenia telefaksem oryginał zgłoszenia należy dostarczyć w terminie 30 dni od daty jego nadania telefaksem. Termin ten nie podlega przywróceniu.

Zgłoszenie w postaci elektronicznej może być dokonane jedynie przy użyciu oprogramowania i w formatach używanych przez Urząd Patentowy. Dokumenty w postaci elektronicznej muszą zostać opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym.

W "Wiadomościach Urzędu Patentowego" ogłasza się informacje o adresach, oprogramowaniu i formacie danych używanych w Urzędzie Patentowym dla zgłoszeń w postaci elektronicznej lub na informatycznym nośniku danych, a także o dokumentach, które mogą być przesłane w postaci elektronicznej lub na informatycznym nośniku danych (art. 233 ustawy pwp).

W przypadku, gdy zgłoszenie przesłane w postaci elektronicznej, zawiera szkodliwe oprogramowanie, Urząd Patentowy nie jest zobowiązany do otwierania takiej korespondencji i jej dalszego przetwarzania (art. 13 ust. 6 w zw. z art. 123 ust. 2 ustawy pwp)

Więcej informacji nt. szczegółowych warunków technicznych dokonywania zgłoszeń oraz prowadzenia korespondencji w postaci elektronicznej znajduje się w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 15 maja 2008 r. w sprawie dokonywania zgłoszeń wynalazków, produktów leczniczych i produktów ochrony roślin, wzorów użytkowych, wzorów przemysłowych, znaków towarowych, oznaczeń geograficznych i topografii układów scalonych oraz prowadzenia korespondencji w postaci elektronicznej (Dz. U. z 2008, Nr 89, poz. 540).