Urząd Patentowy RP (UPRP) od 1 stycznia 2025 r. wdrożył system doręczania elektronicznego na zasadach określonych w ustawie z 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych. W ramach nowych zasad doręczanie korespondencji będzie realizowane za pośrednictwem:

• publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego (PURDE),
• publicznej usługi hybrydowej (PUH).

Obecnie usługa PURDE i PUH realizowana jest przez Pocztę Polską S.A. Warunki realizacji doręczania korespondencji w trybie PURDE oraz w trybie PUH, jak również wymagania dla korespondencji przesyłanej w tych trybach zostały określone w Regulaminie Poczty Polskiej świadczenia usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego i publicznej usługi hybrydowej, w wersji obowiązującej od 1 sierpnia 2024 r. W związku z tym UPRP zwraca się z prośbą o przesyłanie korespondencji przygotowanej z uwzględnieniem wymogów określonych w ww. regulaminie, w szczególności w zakresie marginesów.

Adres do doręczeń elektronicznych UPRP: AE:PL-11923-74059-JJWGE-26

Jednocześnie UPRP umożliwia dalsze prowadzenie korespondencji za pomocą Platformy Usług Elektronicznych Urzędu Patentowego (PUEUP). W tym przypadku konieczne jest wcześniejsze wyrażenie zgody na korzystanie z tego kanału komunikacji. Szczegóły dostępne są na stronie Usługi online.

Mając na uwadze nowe zasady doręczania korespondencji, od 1 stycznia 2025 r. w UPRP obowiązują następujące tryby komunikacji:

1. Doręczanie w postaci elektronicznej:

• na adres skrytki elektronicznej w systemie PUEUP, lub
• na adres do doręczeń elektronicznych wpisany do bazy adresów elektronicznych (BAE) (tj. doręczenie w trybie PURDE), lub
• na adres skrytki elektronicznej w ePUAP – w przypadkach określonych w ustawie o doręczeniach elektronicznych.

2. Doręczanie w trybie hybrydowym przy wykorzystaniu PUH;
3. Doręczanie w trybie tradycyjnym (postać papierowa) – w przypadku, gdy nie jest możliwe doręczenie korespondencji w sposób określony w pkt. 1 i 2.

W związku z wdrożeniem nowych zasad zaktualizowano formularze zgłoszeniowe, które uwzględniają zmiany dotyczące adresu do korespondencji. Formularze te są dostępne:

• na stronie internetowej UPRP,
• na Platformie Usług Elektronicznych Urzędu Patentowego (PUEUP).

Zasady doręczania korespondencji za pośrednictwem PUEUP

Zasady doręczania korespondencji na adres skrytki elektronicznej na PUEUP reguluje art. 241¹ ustawy Prawo własności przemysłowej.

Urząd Patentowy, za zgodą strony, doręcza korespondencję wyłącznie za pomocą systemu teleinformatycznego Urzędu Patentowego RP. Oświadczenie o wyrażeniu zgody na przesyłanie korespondencji za pośrednictwem PUEUP należy przesłać w postaci elektronicznej, do każdej sprawy oddzielenie. Wyrażenie zgody wywołuje skutki prawne tylko w sprawie, w której ta zgoda została wyrażona.

Na każdym etapie postępowania strona może wycofać zgodę na ten tryb doręczania korespondencji. Wycofanie zgody wywołuje skutki prawne z upływem dnia roboczego następującego po dniu, w którym została wycofana.

Urząd informuje, że w PUEUP udostępnione zostały formularze do wyrażenia lub wycofania zgody na prowadzenie korespondencji za pośrednictwem PUEUP.

UPRP wyjaśnia, że zgody na doręczanie korespondencji za pośrednictwem PUEUP złożone przed 1 stycznia 2025 r. zachowują swoją moc. Istotnym jest, aby z treści oświadczenia wprost wynikało, że zgoda dotyczy prowadzenia korespondencji za pośrednictwem PUEUP. Urząd nie będzie uwzględniał ogólnych oświadczeń o wyrażeniu zgody na doręczanie elektroniczne. W takim przypadku będzie prowadzone postępowanie wyjaśniające w celu ustalenia właściwego trybu doręczania korespondencji w danej sprawie.

Zasady doręczania korespondencji z wykorzystaniem PURDE

Wpis adresu do doręczeń elektronicznych do BAE jest równoznaczny z żądaniem doręczania korespondencji przez podmioty publiczne na ten adres.

W przypadku, gdy strona posiada adres do doręczeń elektronicznych wpisany do BAE i nie wyraziła zgody na doręczanie korespondencji za pośrednictwem PUEUP, to korespondencja będzie przesyłana w trybie PURDE na adres do doręczeń elektronicznych wpisany w BAE, w następujący sposób:

1. pisma kierowane bezpośrednio do strony doręcza się na adres do doręczeń elektronicznych wpisany do BAE;
2. pisma kierowane do pełnomocnika strony doręcza się na adres do doręczeń elektronicznych wpisany w BAE wskazany w podaniu, a w sprawach wszczętych przed 1 stycznia 2025 r. na adres wskazany w podaniu, piśmie przesłanym do sprawy albo na adres ujawniony w BAE.

Wielkość pojedynczej korespondencji (wraz załącznikami) nie może przekraczać 500 MB. Jeżeli przesyłka będzie przekraczać tę wielkość UPRP prześle korespondencję w postaci tradycyjnej (papierowej).

Zasady doręczania korespondencji za pośrednictwem ePUAP

Ustawa o doręczeniach elektronicznych wprowadziła okres przejściowy dla korespondencji przesyłanej poprzez ePUAP. W okresie od 1 stycznia do 31 grudnia 2025 r. osoby fizyczne i podmioty publiczne dalej będą mogły przesyłać korespondencję poprzez ePUAP.

Doręczenie korespondencji do UPRP nadanej przez osobę fizyczną lub podmiot niebędący podmiotem publicznym, będące użytkownikami konta w ePUAP, w ramach usługi udostępnianej w ePUAP, będzie równoważne w skutkach prawnych z doręczeniem przy wykorzystaniu publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego do dnia 31 grudnia 2025 r.

Doręczenie korespondencji nadanej przez UPRP do osoby fizycznej lub podmiotu niebędącego podmiotem publicznym, będące użytkownikami konta w ePUAP, (która nie posiada adresu do doręczeń elektronicznych i nie wyraziła zgody na doręczanie poprzez PUEUP), będzie równoważne w skutkach prawnych z doręczeniem przy wykorzystaniu publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego do dnia 31 grudnia 2025 r jeżeli:

1. korespondencja ta stanowi odpowiedź na podanie albo wniosek złożone w ramach usługi udostępnionej w ePUAP, albo
2. ta osoba fizyczna lub ten podmiot wystąpiły do organu administracji publicznej o doręczenie korespondencji na konto w ePUAP.

Zasady doręczania korespondencji z wykorzystaniem PUH

W przypadku, gdy nie będzie możliwe przesłanie korespondencji za pośrednictwem PUEUP, na adres do doręczeń elektronicznych wpisany w BAE, jak również za pośrednictwem ePUAP, wówczas korespondencja będzie doręczana z wykorzystaniem PUH.

Doręczanie korespondencji w trybie PUH polega na przekształceniu przez operatora wyznaczonego (Pocztę Polską S.A.) dokumentu elektronicznego w postać papierową i dostarczeniu adresatowi pisma przesyłki w postaci papierowej.

Warunki realizacji doręczenia w trybie PUH po stronie UPRP, w szczególności:

1. dopuszczalny format pliku - „.pdf”;
2. pliki .pdf nadawane w ramach jednej przesyłki nie mogą przekraczać 98 kartek (196 stron);
3. wielkość pojedynczej korespondencji nie może przekraczać 15 MB. Jeżeli przesyłka przekracza tę wielkość, to UPRP prześle korespondencję w postaci tradycyjnej (papierowej).

Zasady doręczania korespondencji tradycyjnie przez Kancelarię Ogólną UPRP

W przypadku, gdy doręczenie pisma w postaci elektronicznej (za pośrednictwem PUEUP, w trybie PURDE lub ePUAP), jak również w trybie PUH nie będzie możliwe, wówczas korespondencja będzie przesyłana w sposób tradycyjny za pośrednictwem Kancelarii Ogólnej UPRP, na dotychczasowych zasadach.

Zgodnie z ustawą o doręczeniach elektronicznych doręczenia w trybie PURDE oraz PUH nie stosuje się w przypadku, gdy:

1. podmiot wnosi o doręczenie oryginału dokumentu sporządzonego pierwotnie w postaci papierowej;
2. korespondencja nie może być doręczona na adres do doręczeń elektronicznych albo z wykorzystaniem PUH ze względu na:

• brak możliwości sporządzenia i przekazania dokumentu w postaci elektronicznej wynikający z przepisów odrębnych,
• brak możliwości wykorzystania publicznej usługi hybrydowej wynikający z przepisów odrębnych,
• konieczność doręczenia niepodlegającego przekształceniu dokumentu utrwalonego w postaci innej niż elektroniczna lub rzeczy,
• ważny interes publiczny, w szczególności bezpieczeństwo państwa, obronność lub porządek publiczny,
• ograniczenia techniczno-organizacyjne wynikające z objętości korespondencji oraz inne przyczyny mające charakter techniczny.

W przypadku pytań prosimy o kontakt z Centrum Informacji: tel. 22 579 05 55 lub Centrum.Kontaktowe@uprp.gov.pl