Postępowanie przed Urzędem ma charakter rejestracyjny. Oznacza to, iż w przedmiotowym postępowaniu badane są jedynie warunki formalne zgłoszenia.

Uprawnionym do dokonania zgłoszenia oznaczenia w Urzędzie Patentowym jest organizacja upoważniona do reprezentowania interesów producentów oraz organy administracji rządowej i samorządowej. Postępowanie przed Urzędem ma charakter rejestracyjny. Oznacza to, że Urząd bada jedynie następujące okoliczności:

  • czy zgłoszone oznaczenie jest oznaczeniem geograficznym informującym o pochodzeniu towaru;
  • czy zgłoszone oznaczenie jest prawdziwe i nie wprowadza w błąd co do pochodzenia;
  • czy zgłoszone oznaczenie korzysta z ochrony w kraju pochodzenia – w przypadku oznaczeń zagranicznych.
     

Ponadto Urząd bada, czy zgłoszone oznaczenie jest nazwą rodzajową oraz czy jego używanie nie narusza istniejącego prawa ochronnego na znak towarowy.

Z powyższego wynika, że w postępowaniu zgłoszeniowym nie są badane ani warunki wytwarzania towaru, ani metody kontroli.

Jeżeli Urząd stwierdzi, że zgłoszenie jest prawidłowe, wydaje decyzję o udzieleniu prawa ochronnego. W przypadku odmiennej opinii Urzędu, wydana zostaje decyzja o odmowie udzielenia prawa z rejestracji po wyznaczeniu terminu do zajęcia przez zainteresowanych stanowiska w zakresie dostrzeżonych przeszkód rejestracyjnych.