Zgłoszenie oznaczenia geograficznego powinno spełniać wymogi formalnoprawne określone przepisami ustawy Prawo własności przemysłowej (Dz.U. z 2003 r. Nr 119, poz. 1117 z późniejszymi zmianami) oraz rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 25 kwietnia 2002 r. w sprawie dokonywania i rozpatrywania zgłoszeń oznaczeń geograficznych (Dz.U. Nr 63, poz. 570).

Zgłoszenie oznaczenia geograficznego powinno zawierać:

1. podanie;
2. opis określający szczególne cechy lub właściwości towarów;
3. dokładne określenie granic terenu;
4. dokument potwierdzający legitymację organizacji do ubiegania się o uzyskanie ochrony na oznaczenie geograficzne.
    

Podanie powinno zawierać następujące elementy:

1. nazwa oraz adres zgłaszającego;
2. dane pełnomocnika – jeżeli zgłaszający działa przez pełnomocnika;
3. wniosek o udzielenie prawa z rejestracji;
4. wskazanie towaru (zgłoszenie może dotyczyć tylko jednego towaru);
5. określenie oznaczenia – ze wskazaniem sposobu używania tego oznaczenia w obrocie (np. na etykietach, opakowaniach, towarach);
6. wskazanie przedsiębiorców, którzy używają lub będą używać tego oznaczenia (opisowe określenie aktualnej lub przewidywanej liczby przedsiębiorców z podaniem ich rozmieszczenia w terenie);
7. osoby dokonujące zgłoszeń zagranicznych – dowód ochrony oznaczenia w kraju pochodzenia;
8. spis załączonych dokumentów;
9. podpis.
    

Opis określający szczególne cechy lub właściwości towarów powinien obejmować cechy lub właściwości towarów, które mają charakteryzować towar oznaczony tym oznaczeniem. Opis musi uwzględniać warunki korzystania z oznaczenia. Warunki korzystania muszą obejmować: sposób wytwarzania, szczególne cechy lub właściwości towarów lub inne przesłanki, które muszą być spełnione przez osoby chcące używać takiego oznaczenia oraz metody kontroli (jeżeli jest to wymagane).

Dokładne określenie granic terenu powinno obejmować:

1. opis tych granic;
2. mapę tego terenu.

Mapa terenu powinna zawierać oznaczenie skali, w jakiej została sporządzona. Powinna też być przedstawiona w formie umożliwiającej bezpośrednią reprodukcję. Mapa terenu nie powinna zawierać oznaczeń odnoszących się do pionowego ukształtowania terenu, chyba że jest to konieczne do wskazania granic terenu.