Zgłoszenia zewnętrzne

Procedura zgłaszania informacji o naruszeniu prawa

W związku z wejściem w życiem ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. 2024 r., poz. 928), Urząd Patentowy Rzeczypospolitej Polskiej wdrożył regulamin przyjmowania zewnętrznych zgłoszeń naruszeń prawa, określającą zasady dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych.

Kto może zgłosić naruszenie prawa?

Zgłoszenia zewnętrznego może dokonać osoba, która posiada informacje o naruszeniu prawa uzyskane w kontekście związanym z pracą lub współpracą z Urzędem Patentowym. Należy przez to rozumieć w szczególności:

  • obecnego lub byłego pracownika Urzędu;
  • kandydata do pracy w Urzędzie (w procesie negocjacji poprzedzających zawarcie umowy);
  • osobę świadczącą pracę na innej podstawie niż stosunek pracy;
  • przedsiębiorcę wykonującego usługi na rzecz Urzędu;
  • osobę świadczącą pracę na rzecz Urzędu pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy;
  • praktykanta, stażystę i wolontariusza.

Czego może dotyczyć zgłoszenie naruszenia prawa?

Przedmiotem zgłoszenia zewnętrznego może być działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu jego obejście, występujące w zakresie działalności Urzędu Patentowego dotyczące:

  • korupcji;
  • zamówień publicznych;
  • ochrony prywatności i danych osobowych;
  • bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
  • ochrony środowiska.

Jak zgłosić informację o naruszeniu prawa w Urzędzie?

Zgłoszenia można dokonać imiennie w następujący sposób:

Pisemnie

  1. w formie elektronicznej:
  • za pomocą dedykowanego formularza elektronicznego dołączonego jako plik, a następnie wysłanego na adres mailowy: sygnalista@uprp.gov.pl (dodatkowo w formie plików można również przesłać dowody).
  1. w wersji papierowej - z wykorzystaniem dedykowanego formularza, wydrukowanego i wysłanego w dodatkowej zaklejonej kopercie oznaczonej dopiskiem „Sygnalista - do rąk własnych Koordynatora ds. zgłoszeń”, na adres:

    Urząd Patentowy Rzeczypospolitej Polskiej
    al. Niepodległości 188/192
    00-950 Warszawa (skrytka pocztowa 203)

Ustnie

  • osobiście w siedzibie Urzędu - po wcześniejszym umówieniu spotkania z Koordynatorem ds. zgłoszeń lub osobą upoważnioną, które odbędzie się w ciągu 14 dni od wystąpienia z takim wnioskiem.

Wniosek w sprawie bezpośredniego spotkania można złożyć pisemnie na adres mailowy: sygnalista@uprp.gov.pl albo ustnie u koordynatora lub osoby upoważnionej.

WAŻNE !

Zgłoszenia niezawierające imienia i nazwiska, tzw. zgłoszenia anonimowe, będą pozostawione bez rozpoznania.

Zgłoszenie zewnętrzne powinno zawierać, w szczególności:

  • informacje dot. sygnalisty (imię i nazwisko, adres e-mail, telefon, adres korespondencyjny, komórka organizacyjna);
  • wskazanie kontekstu związanego z pracą, w szczególności stosunku pracy lub innego rodzaju współpracy z Urzędem;
  • rodzaj naruszenia prawa;
  • szczegółowy opis zgłaszanego naruszenia prawa (m.in. datę, miejsce i okoliczności zdarzenia);
  • wskazanie osób dokonujących naruszenia prawa;
  • wskazanie ewentualnych środków dowodowych oraz świadków lub ofiar naruszeń prawa;
  • informacja o wcześniejszym zgłoszeniu tego naruszenia prawa;
  • informację o ujawnieniu albo utajnieniu swojej tożsamości;
  • oświadczenia sygnalisty;
  • data i podpis osoby dokonującej zgłoszenia.

Sposób postępowania z przyjętym zgłoszeniem zewnętrznym

Jeżeli zgłoszenie będzie zawierało dane kontaktowe, po jego przyjęciu Koordynator ds. zgłoszeń lub osoba upoważniona:

  • przekazuje sygnaliście potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego, w terminie 7 dni;
  • może wystąpić do sygnalisty o uzupełnienie zgłoszenia zewnętrznego w wyznaczonym terminie;
  • przekazuje sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy.

Ochrona sygnalisty

Sygnalista podlega ochronie od chwili dokonania zgłoszenia, pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia i że stanowi informację o naruszeniu prawa.

Sygnalista jest chroniony przed działaniami odwetowymi (art. 12 i art. 55 ustawy) oraz przed ujawnieniem tożsamości sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub osoby powiązanej z sygnalistą (art. 56 ustawy).

WAŻNE !

Urząd gwarantuje, że przetwarzanie danych osobowych uniemożliwiają nieupoważnionym osobom uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem. Dane osobowe zawarte w zgłoszeniu są przetwarzane wyłącznie w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia oraz podjęcia działań następczych (Klauzule informacyjne RODO z art. 13 i art. 14).

Podstawa Prawna:

  • Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23.10.2019 r. (Dz. Urz. UE. L Nr 305, poz. 17);
  • Ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. poz. 928).

Dokumenty:

  1. Zarządzenie Prezesa UPRP w sprawie wprowadzenia Regulaminu przyjmowania zewnętrznych zgłoszeń naruszeń prawa w Urzędzie Patentowym Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. Urz. 2024 poz. 9)
  2. Formularz zewnętrznego zgłoszenia naruszeń prawa w UPRP
  3. Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych, o której mowa w art. 13 RODO - dla sygnalisty
  4. Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych, o której mowa w art. 14 RODO - dla osoby, której dotyczy zgłoszenie o naruszeniu prawa lub osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub dla osoby powiązanej z sygnalistą
login