Wydawanie i akceptacja elektronicznych dokumentów pierwszeństwa
Wynikiem prac grupy roboczej są opracowane zalecenia w podziale na osiem obszarów tematycznych opisanych poniżej.
- Wydawanie i akceptacja elektronicznych dokumentów pierwszeństwa
Zaleca się, aby urzędy krajowe zapewniały dostęp do elektronicznych dokumentów pierwszeństwa poprzez biblioteki cyfrowe, szczególnie korzystając z WIPO Digital Access Service (DAS), zgodnie z wymaganiami tych usług. Ponadto urzędy powinny wydawać wnioskodawcom elektroniczne dokumenty pierwszeństwa zgodnie z określonymi poniżej specyfikacjami i akceptować dokumenty pierwszeństwa wydane w ten sposób. Nadal powinny one oferować możliwość wydawania dokumentów pierwszeństwa w formie papierowej, jeśli jest to wymagane prawnie. - Struktura i format elektronicznych dokumentów pierwszeństwa wydawanych wnioskodawcom
Ww. dokumenty powinny składać się z pliku zip, który zawiera: a) plik z merytoryczną zawartością pierwszeństwa b) plik PDF „podpisu”, który zawiera kryptograficzny skrót „merytorycznego” pliku zip wraz z wskazaniem użytego algorytmu, który potwierdza integralność zawartości. Konieczność tworzenia dokumentu pierwszeństwa jako plik ZIP wynika z tego, że listy sekwencji nukleotydów lub aminokwasów przesyłane są zgodnie z normą ST.26 w postaci XML co uniemożliwia umieszczenie ich w pliku PDF. - Użycie certyfikatu i źródła zaufania podczas wydawania elektronicznych dokumentów pierwszeństwa
W celu elektronicznego podpisywania dokumentów pierwszeństwa, urzędy powinny korzystać z kwalifikowanych certyfikatów do elektronicznego podpisu, zgodnie z definicją zawartą w artykule 3 ust. 15 oraz Załączniku I do rozporządzenia eIDAS (UE) 910/2014. Dostawcy usług zaufania powinni mieć siedzibę na terytorium UE lub w państwie trzecim, pod warunkiem, że dostawca ten jest uznany za prawnie równoważny, zgodnie z artykułem 14 rozporządzenia eIDAS (UE) 910/2014. W przypadku braku ograniczeń wynikających z przepisów prawa krajowego, należy umieścić dostawcę usług zaufania na listach zaufanych UE. Dodatkowo, zaleca się, aby taki dostawca został również uwzględniony na liście Adobe Approved Trust List (AATL). - Podpisanie elektronicznego dokumentu pierwszeństwa
Zaleca się aby urzędy krajowe osadzały podpis elektroniczny w dokumencie pierwszeństwa. Ponadto podpis powinien być widoczny na pierwszej stronie dokumentu elektronicznego, aby możliwe było jego wydrukowanie. Podpis elektroniczny powinien być możliwy do zweryfikowania za pomocą standardowych narzędzi do weryfikacji podpisów. - Transfer wydanych elektronicznych dokumentów pierwszeństwa
Zaleca się przekazywanie elektronicznych dokumentów pierwszeństwa użytkownikom za pośrednictwem bezpiecznego środka przekazu, który zapewnia dostęp jedynie uprawnionym stronom postępowania. - Udostępnianie specyfikacji technicznych
W celu ułatwienia procesu walidacji w urzędzie drugiego zgłoszenia, zaleca się, aby urzędy udostępniały innym urzędom swoje specyfikacje techniczne dotyczące wydawania elektronicznych dokumentów pierwszeństwa. Niemniej jednak, udostępnienie tych specyfikacji nie narusza ich praw własności intelektualnej związanych ze stworzonymi systemami informatycznymi. - Dodatkowy format elektronicznych dokumentów pierwszeństwa
Dokumenty pierwszeństwa powinny stanowić kompletną kopię złożonego wniosku. Z tego też względu zaleca się, aby urzędy nie nakładały ograniczeń dotyczących rozmiaru elektronicznych dokumentów pierwszeństwa przy ich przyjmowaniu. W przypadku ograniczeń, urzędy powinny zapewnić alternatywne sposoby przyjmowania dokumentów. Ponadto urzędy powinny dążyć do umożliwienia korzystania z kolorów w elektronicznych dokumentach pierwszeństwa, co jest istotne zwłaszcza dla dokumentów dotyczących znaków towarowych. - Ważność poświadczonych elektronicznych dokumentów pierwszeństwa
Zaleca się, aby poświadczone elektroniczne dokumenty pierwszeństwa pozostały ważne na czas nieokreślony. Kwalifikowany certyfikat gwarantuje pewność, że certyfikat zastosowany do dokumentu był ważny w chwili podpisania.
Powyższe zalecenia są w znacznym stopniu spójne z przyjętą przez UPRP praktyką. W zakresie korzystania z biblioteki cyfrowej WIPO DAS, UPRP pobiera dokumenty z tej biblioteki, ale ich tam nie umieszcza z uwagi na to, że wydawane przez UPRP dokumenty nie są obsługiwane przez bibliotekę DAS. Dokumenty pierwszeństwa wydawane przez Urząd w postaci elektronicznej opatrywane są pieczęcią elektroniczną i kwalifikowanym podpisem elektronicznym. W przypadku zamieszczenia takiego dokumentu w bibliotece cyfrowej WIPO DAS, jest on modyfikowany (dodawana jest nowa strona do dokumentu) przez co podpisany dokument traci swoją integralność z kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Aby w pełni realizować ww. zalecenia, konieczne są zmiany w WIPO DAS.