W celu zapewnienia zawodowego, rzetelnego, bezstronnego i politycznie neutralnego wykonywania zadań państwa ustanawia się służbę cywilną oraz określa zasady dostępu do tej służby, zasady jej organizacji, funkcjonowania i rozwoju (art. 1 Ustawy o służbie cywilnej).
Nabory na wolne stanowiska w służbie cywilnej reguluje ustawa z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz. U. z 2020 r., poz. 265 z późn. zm.).
Dyrektor generalny urzędu organizuje nabór kandydatów do korpusu służby cywilnej, z zastrzeżeniem przepisów rozdziału 4 ustawy.
Zgodnie z art. 4 ustawy o służbie cywilnej, w służbie cywilnej może być zatrudniona osoba, która:
- jest obywatelem polskim, z zastrzeżeniem art. 5,
- korzysta z pełni praw publicznych,
- nie była skazana prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe,
- posiada kwalifikacje wymagane na dane stanowisko pracy,
- cieszy się nieposzlakowaną opinią.
Kandydaci odpowiadający na ogłoszenia o wolnych stanowiskach pracy w każdym przypadku zobowiązani są do złożenia poniższych dokumentów (punkt ogłoszenia „wymagane dokumenty i oświadczenia”):
- CV i listu motywacyjnego;
- oświadczenia o posiadaniu obywatelstwa polskiego;
- kopii dokumentów potwierdzających wykształcenie;
- oświadczenia kandydata o korzystaniu z pełni praw publicznych, o nieskazaniu prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo oraz o nieskazaniu prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo skarbowe (podpisane własnoręcznie);
- kopii dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność (dotyczy osób chcących skorzystać z uprawnienia określonego w art. 29a ust 2 ustawy o służbie cywilnej z dnia 21 listopada 2008 r.);
- w przypadku ukończenia studiów wyższych na uczelni zagranicznej, należy przesłać kopię potwierdzenia uznania dyplomu przez Narodową Agencję Wymiany Akademickiej lub nostryfikacji dyplomu oraz tłumaczenie przysięgłe. Informacje dotyczące uznawalności zamieszczone są na stronie NAWA: https://nawa.gov.pl/uznawalnosc/wydawanie-informacji-o-zagranicznych-dyplomach;
- w przypadku dokumentów sporządzonych w języku obcym należy dołączyć tłumaczenia dokumentów na język polski;
- dokumentu potwierdzającego znajomość języka obcego wymaganego w ogłoszeniu (oświadczenie lub kopia certyfikatu);
- jeśli w ogłoszeniu wskazano wymóg znajomości języka obcego, w aplikacji należy podać swój poziom znajomości języka. Może to być informacja deklaratywna w CV lub jako załącznik w postaci oświadczenia, lub certyfikatu.
Biuro Dyrektora Generalnego dokonuje formalnej oceny ofert, w ramach której sprawdzana jest kompletność wymaganych dokumentów oraz spełnienie przez kandydatów wymagań niezbędnych określonych w ogłoszeniu o naborze, w zakresie udokumentowanym przez kandydatów.
Kandydaci spełniający wymagania formalne są kwalifikowani do udziału w kolejnym etapie naboru następującym po weryfikacji ofert pod względem formalnym.
Po dokonaniu formalnej oceny, Biuro Dyrektora Generalnego przekazuje komisji przeprowadzającej nabór oferty zakwalifikowane do dalszego etapu naboru, wraz ze wskazaniem osób, które dołączyły do aplikacji kopie dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność.
W toku naboru komisja wyłania nie więcej niż pięciu najlepszych kandydatów, spełniających wymagania niezbędne oraz w największym stopniu spełniających wymagania dodatkowe, których przedstawia dyrektorowi generalnemu urzędu celem zatrudnienia wybranego kandydata.
Stosunek pracy pracownika służby cywilnej nawiązuje się na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony lub na czas określony.
W przypadku osób podejmujących po raz pierwszy pracę w służbie cywilnej umowę o pracę zawiera się na czas określony wynoszący 12 miesięcy.
Wynagrodzenie zasadnicze członka korpusu służby cywilnej jest ustalane na podstawie Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 29 stycznia 2016 r. w sprawie określenia stanowisk urzędniczych, wymaganych kwalifikacji zawodowych, stopni służbowych urzędników służby cywilnej, mnożników do ustalania wynagrodzenia oraz szczegółowych zasad ustalania i wypłacania innych świadczeń przysługujących członkom korpusu służby cywilnej (Dz.U. 2016 poz. 125, Dz.U. 2017 poz. 651, Dz.U. 2018 poz. 807, Dz.U. 2020 poz. 146).