Uprawniony, a także inny podmiot mający w tym interes prawny (np. licencjobiorca, syndyk masy upadłości), może składać wnioski o dokonanie wpisu w rejestrze. Przeniesienie prawa staje się skuteczne wobec osób trzecich z chwilą dokonania wpisu tego przeniesienia we właściwym rejestrze.
W celu uzyskania zmiany wpisu w rejestrze, należy złożyć wniosek, który powinien zawierać w szczególności:
- oznaczenie wnioskodawcy i jego adres (jeżeli wniosek składa pełnomocnik, powinien on określić, w czyim imieniu działa oraz dodatkowo wskazać swój adres do korespondencji),
- numer prawa wyłącznego (np. Rp-11111),
- wyraźnie określone żądanie (należy dokładnie określić, jakiego wpisu żąda wnioskodawca, np. wnoszę o wykreślenie wpisu: XXX oraz o wpisanie: YYY),
- datę wniosku,
- podpis wnioskodawcy albo jego przedstawiciela ustawowego lub pełnomocnika,
- wykaz załączników.
Do wniosku należy dołączyć:
- pełnomocnictwo, jeżeli wnioskodawca ustanowił pełnomocnika;
- oryginał dokumentu pełnomocnictwa lub uwierzytelniona przez pełnomocnika kopia powinny być złożone oddzielnie do akt każdej sprawy;
- w przypadku działania w imieniu podmiotu będącego jednostką organizacyjną (np. spółki osobowej lub kapitałowej), należy dołączyć stosowny dokument, z którego będzie wynikać uprawnienie do reprezentacji podmiotu przez osoby podpisane pod pełnomocnictwem;
- należy dołączyć również dowód uiszczenia opłaty skarbowej od pełnomocnictwa – oddzielnie do każdej sprawy;
- dowód uiszczenia należnej opłaty od wniosku (opłata od dokonania jednej zmiany wynosi 70,00 zł);
- dokumenty (oryginał lub w formie kserokopii potwierdzonych każdostronnie za zgodność z oryginałem) uzasadniające wydanie decyzji o dokonaniu wpisu w rejestrze (z przedłożonych dokumentów powinna wynikać wnioskowana zmiana wpisu w rejestrze).
Przykładowe dokumenty uzasadniające wpis zmiany w rejestrze to w przypadku:
- zmiany nazwy lub siedziby uprawnionego – postanowienie sądu rejestrowego o zmianie wpisu w KRS, wyciąg pełny z KRS, zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej;
- zmiany uprawnionego – umowa sprzedaży, darowizna, dokumenty, z których wynika wniesienie aportu do spółki, postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku lub notarialne poświadczenie dziedziczenia;
- zastawu – umowa o ustanowieniu zastawu.
Stan prawny na dzień 1 października 2010 r.