Zgodnie z art. 2553 ust. 41 ustawy Prawo własności przemysłowej (Dz. U. z 2021 r. poz. 324) wprowadzonym ustawą z dnia 26 października 2022 r. o zmianie niektórych ustaw w celu uproszczenia procedur administracyjnych dla obywateli i przedsiębiorców (Dz. U. z 2022 r. poz. 2185), „rozprawa, za zgodą stron, może zostać przeprowadzona przy użyciu urządzeń technicznych umożliwiających przeprowadzenie jej na odległość z jednoczesnym bezpośrednim przekazem obrazu i dźwięku, w sposób zapewniający zachowanie niezbędnych zasad bezpieczeństwa, z tym że osoby w niej uczestniczące nie muszą przebywać w siedzibie Urzędu Patentowego”.

W takim przypadku rozprawa odbędzie się przy użyciu urządzeń technicznych umożliwiających jej przeprowadzenie na odległość z jednoczesnym bezpośrednim przekazem obrazu i dźwięku, z tym, że strony i ich pełnomocnicy nie muszą przebywać w budynku Urzędu (rozprawa zdalna). Udział stron i ich pełnomocników w rozprawie możliwy jest poprzez dołączenie do rozprawy za pośrednictwem komunikatora WEBEX.

Urząd informuje, że:

  1. udział w rozprawie zdalnej wymaga dostępu do sprzętu: komputera stacjonarnego, laptopa, tabletu, smartfona itp., posiadającego dostęp do internetu, wyposażonego w kamerkę oraz głośnik lub słuchawki;
  2. rozprawa zdalna odbywa się przy użyciu urządzeń technicznych umożliwiających przeprowadzenie posiedzenia na odległość. Udział w rozprawie stron (ich pełnomocników) możliwy jest poprzez dołączenie do rozprawy za pośrednictwem komunikatora WEBEX.
  3. wymagania sprzętowe niezbędne do skorzystania z komunikatora WEBEX są dostępne na stronie internetowej;
  4. instrukcja korzystania z komunikatora jest dostępna na stronie internetowej;
  5. w celu poprawy jakości dźwięku zaleca się używanie podczas rozprawy zdalnej zestawu słuchawkowego;
  6. przy dołączaniu do rozprawy zdalnej należy wpisać w okienko „Nazwa” personalia osoby, która zgłasza swój udział w rozprawie, z dodaniem (w skrócie) tytułu zawodowego (radca prawny, adwokat, rzecznik patentowy) oraz funkcji pełniącej w sprawie (PWN – pełnomocnik wnioskodawcy lub PSP – pełnomocnik uprawnionego) pod rygorem niedopuszczenia do udziału w rozprawie osoby, której tożsamość nie jest znana Urzędowi z akt sprawy;
  7. przed rozprawą zdalną warto przygotować dowód osobisty albo inny dokument tożsamości ze zdjęciem na wypadek konieczności jego okazania poprzez zbliżenie do kamerki;
  8. strona, która ustanowiła pełnomocnika, może uczestniczyć w rozprawie zdalnej samodzielnie albo razem z pełnomocnikiem np. w jego kancelarii;
  9. zaleca się niezwłoczne opuszczanie rozprawy zdalnej po jej zakończeniu, gdyż w przeciwnym wypadku protokolant może odłączyć dalszy zdalny dostęp;
  10. na rozprawie zdalnej nie jest technicznie możliwe składanie dokumentów; w przypadku zmiany pełnomocnika lub ustanowienia kolejnego lub udzielenia pełnomocnictwa substytucyjnego należy doręczyć Urzędowi, w terminie do dnia poprzedzającego rozprawę zdalną, nowe pełnomocnictwo, jeżeli nowy pełnomocnik lub pełnomocnik substytucyjny ma uczestniczyć w rozprawie zamiast lub obok zawiadomionego pełnomocnika lub strony. Nieudzielenie tego rodzaju informacji, z uwagi na brak możliwości weryfikacji tej osoby przy dołączaniu do rozprawy zdalnej, może spowodować niedopuszczenie nowego pełnomocnika do udziału w rozprawie;
  11. w terminie do dnia poprzedzającego rozprawę można składać inne dokumenty i pisma w postępowaniu, jeżeli jest to niezbędne do załatwienia sprawy. Zaleca się składanie dokumentów i pism z wyprzedzeniem umożliwiającym drugiej stronie zapoznanie się z nimi przed rozprawą. Późne złożenie dokumentów i pism może stanowić podstawę do odroczenia rozprawy;
  12. w przypadku przedłużenia się czasu trwania rozprawy poprzedzającej czas oczekiwania na połączenie może ulec wydłużeniu;
  13. w przypadku wystąpienia problemów technicznych warto zawiadomić o tym telefonicznie inną osobę, która jest połączona z Urzędem (np. swojego pełnomocnika) albo skorzystać z połączenia telefonicznego z protokolantem pod numerem telefonu wskazanym w zawiadomieniu o rozprawie zdalnej. Połączenie to będzie możliwe wyłącznie w czasie trwania wyznaczonej rozprawy;
  14. jeżeli rozprawa jest jawna - publiczność może obserwować rozprawę zdalnie, po uprzednim zgłoszeniu takiego zamiaru do Urzędu i przesłaniu przez Urząd linka do rozprawy zdalnej. Jeżeli rozprawa toczy się z wyłączeniem jawności – publiczność nie może uczestniczyć w rozprawie zdalnej. Zgłoszenia chęci udziału w rozprawie zdalnej, najpóźniej w terminie do dnia poprzedzającego rozprawę zdalną, należy kierować na adres e-mail: sekretariat.PR@uprp.gov.pl;
  15. Zważywszy, że:
    a) Strony i inne osoby wezwane na rozprawę, zgodnie z art. 2553 ust. 4 p.w.p., powinny zostać poinformowane o formie przeprowadzenia rozprawy, nie później niż 7 przed wyznaczonym terminem;
    b) Strony muszą mieć możliwość zajęcia stanowiska odnośnie wyrażenia zgody na rozprawę zdalną.
    - zaleca się złożenie wniosku o przeprowadzenie rozprawy zdalnej możliwie najwcześniej, nie później jednak niż 14 dni przed terminem wyznaczonej rozprawy. Brak zachowania powyższego terminu może stanowić przeszkodę do przeprowadzenia rozprawy zdalnej.
  16. We wniosku o przeprowadzenie rozprawy zdalnej niezbędne jest wskazanie adresu e-mail w celu umożliwienia przesłania linku do spotkania. Zasadne jest również wskazanie numeru telefonu kontaktowego.
  17. w przypadku wystąpienia problemów technicznych strona może skorzystać z połączenia telefonicznego z protokolantem. Połączenie to będzie możliwe wyłącznie w czasie trwania wyznaczonej rozprawy pod numerem telefonu 22 579 04 18.