Informacja dotycząca zasad reprezentacji stron i skutecznego legitymowania się dokumentem pełnomocnictwa w postępowaniu, prowadzonym w trybie postępowania spornego przed Kolegiami Orzekającymi ds. Spornych UPRP.
W sprawach rozstrzyganych w trybie postępowania spornego strony mogą być reprezentowane przez pełnomocnika na zasadach ogólnych określonych przepisami kodeksu postępowania administracyjnego. Zgodnie z art. 33 § 1 k.p.a., mającym odpowiednie zastosowanie w związku z art. 256 ust. 2 ustawy z dnia 30 czerwca 2000 roku Prawo własności przemysłowej (tekst jednolity Dz. U. z 2003 r. Nr 119, poz. 1117 ze zm.) pełnomocnikiem strony może być osoba fizyczna posiadająca zdolność do czynności prawnych. Zgodnie z wyrokiem Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 10 lipca 2012 r. (sygn. akt II FSK 2556/12) „z momentem przedstawienia pełnomocnictwa podpisanego przez mocodawcę pełnomocnik wykazuje umocowanie do działania w postępowaniu, a organ uzyskuje możliwość zbadania prawidłowości i zakresu pełnomocnictwa. Należy bowiem odróżnić stosunek pełnomocnictwa istniejący pomiędzy mocodawcą a pełnomocnikiem od ustanowienia pełnomocnika w postępowaniu. Pełnomocnictwo, aby mogło wywrzeć skutki w postępowaniu, musi zostać uzewnętrznione, czyli informacja o jego istnieniu musi dotrzeć do organu po myśli art. 33 § 2 k.p.a. Informacja ta zgodnie z obowiązującą w postępowaniu administracyjnym zasadą pisemności (art. 14 § 1 k.p.a.) musi znaleźć odzwierciedlenie w aktach sprawy, gdyż stosownie do art. 33 § 3 zd. 1 k.p.a. pełnomocnik dołącza do akt oryginał lub urzędowo poświadczony odpis pełnomocnictwa. Z przepisów tych wynika zatem, że organ musi zostać zawiadomiony o fakcie ustanowienia pełnomocnika w danej konkretnej sprawie poprzez złożenie dokumentu pełnomocnictwa do akt. Przez akta, o których mowa w art. 33 § 3 k.p.a. należy rozumieć akta konkretnego postępowania administracyjnego. W orzecznictwie sądowym podkreśla się, że organ administracji nie ma obowiązku poszukiwania pełnomocnictwa w aktach innych niż akta konkretnej sprawy (por. wyrok NSA z dnia 25 marca 2003 r., sygn. akt II SA 332/01; wyrok z dnia 24 października 2007 r., sygn. akt II FSK 1217/06; wyrok NSA z dnia 11 września 2007 r., sygn. akt II FSK 990/06; wyrok NSA z dnia 27 lutego 2007 r., sygn. akt I GSK 700/06)”.
Wykazanie przez pełnomocnika umocowania do działania w sprawie łączy się z przedstawieniem dokumentu potwierdzającego umocowanie osób, które podpisały dokument pełnomocnictwa do działania w imieniu mocodawcy – osoby prawnej. Naczelny Sąd Administracyjny w postanowieniu z dnia 20 czerwca 2006 r. (sygn. akt I GSK 1301/06) podniósł: „Jak podkreślił Sąd Najwyższy w uzasadnieniu uchwały z dnia 27 listopada 2003 r. (sygn. akt III CZP 74/03, OSNC 2005, nr 1 poz. 6) pojęcie pełnomocnictwa ma dwojakie znaczenie: oznacza pochodzące od mocodawcy umocowanie pełnomocnika do działania w imieniu mocodawcy, a także – dokument obejmujący (potwierdzający) to umocowanie. Wychodząc z założenia, że taki dokument jest częścią składową pełnomocnictwa procesowego, należy przyjąć, że powinien on czynić zadość wymaganiom przewidzianym dla pełnomocnictwa. (…) Dokument ten stanowi część składową pełnomocnictwa i jest z nim równoważny”. Podobnie Sąd Najwyższy w uchwale z dnia 8 listopada 2007 r. (sygn. akt III CZP 97/07, Lex nr 316105), powołując się na utrwalone orzecznictwo stwierdził, że dla wykazania umocowania do reprezentowania strony będącej osobą prawną wymagane jest także złożenie dokumentu potwierdzającego umocowanie osób, (które pełnomocnictwo podpisały) do działania w imieniu tej osoby prawnej. W postanowieniu z dnia z dnia 20 listopada 2009 r. (sygn. akt II GSK 606/09)Naczelny Sąd Administracyjny podniósł: „W przypadku, gdy mocodawcą jest strona będąca osobą prawną, pełnomocnictwo podpisane musi być przez osoby pełniące funkcje organów zgodnie z przepisami regulującymi sposób kompetencji lub przez inne osoby uprawnione do reprezentacji takich osób. (…); w orzecznictwie reprezentowane jest stanowisko, zgodnie z którym wykazanie przez pełnomocnika procesowego umocowania do reprezentowania strony będącej osobą prawną wymaga złożenia nie tylko dokumentu pełnomocnictwa podpisanego przez osoby działające w imieniu tej osoby prawnej, ale także dokumentu potwierdzającego umocowanie tych osób do działania w imieniu osoby prawnej”.
Dokumentem potwierdzającym prawidłowość umocowania pełnomocnika osoby prawnej będzie zatem odpis z właściwego rejestru lub, w przypadku osób prawnych mających siedzibę za granicą, inny dokument wskazujący na uprawnienia osoby fizycznej do reprezentowania konkretnego podmiotu. Należy pamiętać, że brak prawidłowego pełnomocnictwa może pociągać daleko idące skutki zwłaszcza dla wnioskodawcy, który składając poprzez pełnomocnika wniosek o rozpatrzenie sprawy w trybie postępowania spornego zobowiązany jest m.in. do dołączenia pełnomocnictwa (art. 255 1 ust. 4 pkt 1 p.w.p.). Nie uzupełnienie powyższego braku formalnego pomimo wezwania Urzędu Patentowego spowoduje umorzenia postępowania (art. 255 1 ust. 6 p.w.p.).
Pełnomocnictwo wraz ze wskazanymi powyżej dokumentami powinno zostać przedłożone przy pierwszej czynności realizowanej przez pełnomocnika w imieniu i na rzecz strony.