I. Wymogi formalne wniosku o wpis rejestrze

W celu uzyskania zmiany wpisu w rejestrze, należy złożyć wniosek, który powinien zawierać w szczególności:

1. oznaczenie wnioskodawcy i jego adres (jeżeli wniosek składa pełnomocnik, powinien on określić, w czyim imieniu działa oraz wskazać swój adres),
2. numer prawa wyłącznego (np. Pat-111111 dla patentów; Ru-11111 dla wzorów użytkowych),
3. wyraźnie określone żądanie (należy dokładnie określić, jakiego wpisu żąda wnioskodawca, np. wnoszę o wykreślenie wpisu: XXX oraz o wpisanie: YYY),
4. datę wniosku,
5. podpis wnioskodawcy albo jego przedstawiciela ustawowego lub pełnomocnika,
6. wykaz załączników.

Do wniosku należy dołączyć:

1. pełnomocnictwo, jeżeli wnioskodawca ustanowił pełnomocnika, 

• oryginał dokumentu pełnomocnictwa lub uwierzytelniona przez pełnomocnika kopia powinna być złożona oddzielnie do akt każdej sprawy,
• w przypadku działania w imieniu podmiotu będącego jednostką organizacyjną (np. spółki osobowej lub kapitałowej), należy dołączyć stosowny dokument, z którego będzie wynikać uprawnienie do reprezentacji podmiotu przez osoby podpisane pod pełnomocnictwem (nie dotyczy to sytuacji, gdy uprawnienie to wynika z wpisu w KRS);
• należy dołączyć również dowód uiszczenia opłaty skarbowej od pełnomocnictwa – oddzielnie do każdej sprawy,

1. dowód uiszczenia należnej opłaty od wniosku (opłata od dokonania jednej zmiany wynosi 70,00 zł);
2. dokumenty uzasadniające wydanie decyzji o dokonaniu wpisu w rejestrze.

II. Dedykowane formularze w systemie PUEUP

Składając wniosek o wpis dotyczący podmiotu uprawnionego, licencji czy zastawu przez system PUEUP należy skorzystać z dedykowanego formularza:

• Wniosek o dokonanie wpisu zmiany Uprawnionego w rejestrze prowadzonym przez Urząd Patentowy RP,
• Wniosek o dokonanie wpisu informacji o udzielonej licencji w rejestrze prowadzonym przez Urząd Patentowy RP,
• Wniosek o dokonanie wpisu informacji o zastawie cywilnym w rejestrze prowadzonym przez Urząd Patentowy RP,
• Wniosek o dokonanie wpisu informacji o zastawie rejestrowym w rejestrze prowadzonym przez Urząd Patentowy RP.

Powyższe formularze zawierają rubryki, których odpowiednie wypełnienie pozwoli na prawidłowe złożenie wniosku. System umożliwia również jednoczesne wniesienie opłaty od wniosku. Należy pamiętać o wyrażeniu zgody na otrzymywanie korespondencji przez PUEUP!

III. Dokumenty uzasadniające wpis w rejestrze

Dokumenty, z których wynika wnioskowana zmiana w rejestrze powinny być składane w oryginale lub kopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem przez profesjonalnego pełnomocnika lub notariusza. Przykładowe dokumenty uzasadniające wpis w rejestrze:

• zmiany nazwy lub siedziby uprawnionego – wyciąg z odpowiedniego rejestru (w przypadku podmiotów wpisanych do KRS albo CEIDG, wystarczy powołanie się na odpowiedni wpis w rejestrze/ewidencji);

• zmiany uprawnionego – umowa sprzedaży, darowizna; dokumenty, z których wynika wniesienie aportu do spółki; postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku lub notarialne poświadczenie dziedziczenia;

• licencji – umowa licencyjna,

• zastawu – umowa o ustanowieniu zastawu.

IV. Badanie wniosku o wpis w rejestrze przez UPRP

Badanie wniosku o wpis w rejestrze jest dwuetapowe:

1. badanie formalne:

gdy złożony wniosek nie spełnia określonych w pkt. I wymogów formalnych, wnioskodawca wzywany jest do uzupełnienia braków wniosku pod rygorem pozostawienia wniosku bez rozpoznania. Uzupełnienie braków w terminie oznacza, że postępowania administracyjne zostało wszczęte z dniem wpłynięcia wniosku do Urzędu. W przeciwnym przypadku wniosek zostaje pozostawiony bez rozpoznania, o czym wnioskodawca jest powiadamiany pismem informacyjnym;

2. badanie merytoryczne:

gdy złożony wniosek jest prawidłowy pod względem formalnym, Urząd przystępuje do merytorycznego badania wniosku i załączonych do niego dokumentów. Dokumenty mające uzasadnić wydanie decyzji o dokonaniu wpisu do rejestru, nie mogą naruszać ustawy i powinny odpowiadać co do formy obowiązującym przepisom. Jeżeli Urząd stwierdzi, że przedłożone dokumenty nie spełniają tych wymogów lub są niewystarczające do dokonania wpisu w rejestrze, wzywa wnioskodawcę postanowieniem do usunięcia braków bądź złożenia wyjaśnień pod rygorem umorzenia postępowania.

V. Wpis w rejestrze

Decyzja o dokonaniu wpisu w rejestrze podlega wykonaniu po bezskutecznym upływie terminu do złożenia wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy. Oznacza to, że wpis w rejestrze zostanie dokonany po upływie około dwóch i pół miesiąca od doręczenia decyzji. W celu przyspieszenia dokonania wpisu strona może złożyć oświadczenie o zrzeczeniu się prawa do wniesienia wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy. Decyzja staje się ostateczna i prawomocna z dniem doręczenia Urzędowi ww. oświadczenia. Treść wpisu w rejestrze jest publikowana w Wiadomościach Urzędu Patentowego.