Zgłoszenie wynalazku lub zgłoszenie wzoru użytkowego związane jest z wymaganiem szczególnej formy dokumentacji zgłoszeniowej. Dokumentacja powinna spełniać szereg wymogów formalnych przewidzianych prawem.

Zgłoszenie wynalazku lub wzoru użytkowego w celu uzyskania patentu lub prawa ochronnego (zgodnie z art. 31 ust. 1 i 2 w związku z art. 97 ust. 1, 2 i 6 ustawy z dnia 30 czerwca 2000 r. - Prawo własności przemysłowej t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 286, 288, 1086) powinno obejmować:

  • podanie zawierające co najmniej oznaczenie zgłaszającego, określenie przedmiotu zgłoszenia oraz wniosek o udzielenie patentu lub prawa ochronnego;


Ponadto zgłoszenie wynalazku/wzoru użytkowego powinno zawierać:

  1. dowód pierwszeństwa, jeżeli zgłaszający ubiega się o przyznanie mu uprzedniego pierwszeństwa;
  2. poświadczenie instytucji depozytowej, jeżeli zgłaszający powołuje się na zdeponowanie materiału biologicznego;
  3. oświadczenie zgłaszającego o podstawie do korzystania z uprzedniego pierwszeństwa, jeżeli dowód pierwszeństwa nie opiewa na zgłaszającego;
  4. pełnomocnictwo, jeżeli zgłaszający działa przez pełnomocnika.

Zgodnie z § 5 ust. 1 w zw. z § 16 ust. 1 ww. rozporządzenia podanie zgłoszenia wynalazku/wzoru użytkowego powinno zawierać co najmniej:

  1. nazwisko i imię albo nazwę, adres zamieszkania albo siedzibę zgłaszającego oraz numer identyfikacyjny REGON w przypadku osób prawnych i jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej, o ile zgłaszający go posiada;
  2. nazwisko i imię oraz adres pełnomocnika, jeżeli zgłaszający działa przez pełnomocnika;
  3. wniosek o udzielenie patentu albo patentu dodatkowego, ze wskazaniem numeru patentu głównego albo numeru zgłoszenia wynalazku w celu udzielenia patentu głównego lub wniosek o udzielenie prawa ochronnego;
  4. tytuł wynalazku/wzoru użytkowego;
  5. nazwisko i imię oraz adres twórcy wynalazku/wzoru użytkowego;
  6. wskazanie podstawy prawa do patentu/prawa ochronnego, jeżeli zgłaszający nie jest twórcą wynalazku/wzoru użytkowego;
  7. oświadczenie zgłaszającego, że chce skorzystać z uprzedniego pierwszeństwa, jeżeli ubiega się o przyznanie tego pierwszeństwa, wskazujące co najmniej datę i kraj dokonania pierwszego zgłoszenia lub nazwę, miejsce, kraj i charakter wystawy oraz datę wystawienia wynalazku/wzoru użytkowego na wystawie
  8. podpis zgłaszającego lub pełnomocnika, jeżeli zgłaszający działa przez pełnomocnika.


Według § 5 ust. 2 ww. w zw. z § 16 ust. 1 ww. rozporządzenia podanie może również zawierać:

  1. oświadczenie zgłaszającego o wyrażeniu zgody na udostępnienie osobom trzecim informacji o dokonaniu zgłoszenia
  2. wskazanie osoby upoważnionej do odbioru korespondencji, jeżeli jest kilku zgłaszających i nie działają oni przez wspólnego pełnomocnika;
  3. spis załączonych dokumentów.


Opis powinien przedstawiać wynalazek/wzór użytkowy na tyle jasno i wyczerpująco, aby znawca mógł go urzeczywistnić. W szczególności opis powinien zawierać tytuł odpowiadający przedmiotowi wynalazku/wzoru użytkowego, określać dziedzinę techniki, której wynalazek/wzór użytkowy dotyczy, a także znany zgłaszającemu stan techniki, oraz wskazywać problem techniczny do rozwiązania, a także przedstawiać w sposób szczegółowy przedmiot rozwiązania, z objaśnieniem figur rysunków (jeżeli zgłoszenie zawiera rysunki) i przykładem lub przykładami realizacji bądź stosowania wynalazku/wzoru użytkowego.

Zastrzeżenia patentowe/ochronne to najważniejsza część dokumentacji zgłoszenia, ponieważ określają zastrzegany wynalazek/wzór użytkowy i zakres żądanej ochrony. Zastrzeżenia powinny podawać cechy techniczne rozwiązania odnoszące się do składu lub struktury wytworu, czynności oraz środków technicznych sposobu, budowy lub związków konstrukcyjnych urządzenia bądź nowego zastosowania znanego wytworu. Zastrzeżenia powinny być jasne i zwięzłe oraz w całości poparte opisem wynalazku.

Skrót opisu służy do wstępnej informacji o przedmiocie wynalazku/wzoru użytkowego dla osób prowadzących poszukiwania w stanie techniki, dla ułatwienia oceny czy istnieje potrzeba zapoznania się z całą dokumentacją zgłoszenia. Skrót opisu powinien zawierać zwięzłą i jasną informację określającą przedmiot i charakterystyczne cechy techniczne wynalazku/wzoru użytkowego oraz wskazanie jego przeznaczenia, jeżeli nie wynika to z określenia samego przedmiotu. Skrót powinien być zwięzły i nie przekraczać 1/3 strony formatu A4.

Zgłoszenie wynalazku powinno zawierać rysunek, jeśli jest on niezbędny dla zrozumienia wynalazku. Jest on niewątpliwie niezbędny w przypadku wynalazków dotyczących wytworów lub urządzeń scharakteryzowanych co do formy przestrzennej. W przypadku zgłoszenia wzoru użytkowego złożenie rysunków jest obligatoryjne. Rysunek dla wzoru użytkowego powinien przedstawiać istotne cechy techniczne wzoru. Szczegółowe zasady dotyczące sporządzania rysunków zostały określone w Załączniku nr 1 do ww. rozporządzenia z dnia 17 września 2001 r.

Rysunki nie powinny zawierać tekstu, z wyjątkiem pojedynczych wyrazów. Rysunki powinny być wykonane liniami trwałymi, czarnymi, intensywnymi i ostrymi. Przekroje na rysunkach powinny być oznaczone zgodnie z zasadami rysunku technicznego w sposób nieutrudniający czytania linii odsyłających oraz linii głównych. Na rysunkach nie powinno być oznaczeń odsyłających, niewymienionych w opisie, i odwrotnie. Oznaczenia odsyłające, dotyczące tych samych elementów, powinny być jednakowe w całym zgłoszeniu. Jeżeli rysunki mają dużo oznaczeń odsyłających, zaleca się sporządzenie wykazu oznaczeń.

Załącznik nr 1 do ww. rozporządzenia określa również szczegółowe wymagania formalne dotyczące dokumentacji.

Wszystkie części zgłoszenia (opis, zastrzeżenia, rysunki oraz skrót opisu) powinny być przedstawione w takiej formie, aby były w pełni czytelne we wszystkich szczegółach po reprodukcji ze zmniejszeniem liniowym do 2/3. Żaden arkusz nie może być złożony, zmięty ani rozdarty i nie powinien mieć śladów ścierania ani poprawiania, przebitek i napisów między wierszami. Powinna być wykorzystana tylko jedna strona każdego arkusza. Wszystkie części zgłoszenia powinny być wykonane na papierze giętkim, mocnym, białym, gładkim, nieprzezroczystym i trwałym. Każda część zgłoszenia powinna rozpoczynać się na oddzielnym arkuszu. Arkusze powinny mieć format A4 (297 mm x 210 mm). Podanie, opis, zastrzeżenia i skrót opisu powinny być napisane na maszynie lub wydrukowane. Podanie, opis, zastrzeżenia i skrót nie mogą w tekście zawierać rysunków. Podanie, opis, zastrzeżenia, rysunki oraz skrót opisu powinny być złożone w jednym egzemplarzu. Opis, zastrzeżenia, skrót oraz rysunki powinny być podpisane przez zgłaszającego lub jego pełnomocnika.

Załącznik nr 2 do rozporządzenia z dnia 17 września 2001 r. określa wymagania dotyczące dokumentów załączonych do zgłoszenia wynalazku/wzoru użytkowego tj. dokumentu pierwszeństwa ze zgłoszenia za granicą i wystawowego, oświadczenia zgłaszającego o podstawie do korzystania z uprzedniego pierwszeństwa i poświadczenia o zdeponowaniu materiału biologicznego.

Dowód pierwszeństwa wynikającego z wcześniejszego zgłoszenia składa się z kopii lub odpisu takiego zgłoszenia, poświadczonego za zgodność z oryginałem przez właściwy organ, w którym dokonano zgłoszenia, zaświadczenia wydanego przez ten organ, wskazującego datę dokonania zgłoszenia oraz, jeżeli dotyczy, także datę wystawienia wynalazku na wystawie.

Dowód pierwszeństwa wynikającego z wystawienia wynalazku/wzoru użytkowego składa się z zaświadczenia kierownika wystawy o wystawieniu wynalazku/wzoru użytkowego na danej wystawie. Zaświadczenie to powinno zawierać nazwisko i imię lub nazwę wystawcy, nazwę miejscowości, okres jej trwania, datę wystawienia wynalazku/wzoru użytkowego, a także stwierdzenie tożsamości wystawionego przedmiotu z załączonym opisem i rysunkiem tego przedmiotu. Dowód powinien też zawierać dokument stwierdzający, że wystawa miała charakter wystawy międzynarodowej oficjalnej lub oficjalnie uznanej, w razie gdy wystawa była zorganizowana za granicą.

Jeżeli dokument pierwszeństwa wynikającego z wcześniejszego zgłoszenia sporządzony został w innym języku niż język polski, angielski, francuski, niemiecki lub rosyjski, należy załączyć do niego tłumaczenie na jeden z tych języków, podpisane przez tłumacza.

Jeżeli dowód pierwszeństwa wynikającego z wystawienia wynalazku/wzoru użytkowego, oświadczenie zgłaszającego o podstawie do korzystania z uprzedniego pierwszeństwa oraz poświadczenie o zdeponowaniu materiału biologicznego a także inne dokumenty, w szczególności dotyczące uzasadnienia prawa do patentu/prawa ochronnego lub prawa do uprzedniego pierwszeństwa, zostały sporządzone w innym języku niż język polski, należy załączyć do nich tłumaczenie na język polski. Dokumenty te oraz ich tłumaczenia powinny być połączone ze sobą w sposób dający gwarancję, że są one identyczne pod względem treści.

Poświadczenie o zdeponowaniu materiału biologicznego powinno zawierać co najmniej: nazwę i adres instytucji depozytowej, w której złożono depozyt, nazwisko i imię lub nazwę oraz adres deponenta, numer nadany depozytowi przez instytucję depozytową, datę przyjęcia materiału biologicznego przez instytucję depozytową, podpis osoby upoważnionej do reprezentowania instytucji depozytowej.

Szczegółowe zasady sporządzania dokumentacji zgłoszenia znajdują się w ww. ustawie Pwp oraz w ww. rozporządzeniu w sprawie dokonywania i rozpatrywania zgłoszeń wynalazków i wzorów użytkowych.

login